Online Bewerbung: Tipps für das Online Bewerbungsformular

Von Alexander Reschke | Bewerbungstipps

Nov 02
Online Bewerbungsformular ausfüllen

Sie möchten sich bei einem Unternehmen bewerben, doch dies geht nur mit einer Online Bewerbung? Wie geht das eigentlich, was sind die Unterschiede zu einer klassischen Bewerbung und wie klappt das mit dem Online Bewerbungsformular? Hier finden Sie Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Online Bewerbung!

Die Zukunft gehört dem Internet – und auch die klassische Bewerbung findet immer häufiger als Online Bewerbung statt. Die Bewerbung in Papierform ist am verschwinden, immer mehr Unternehmen nutzen Online Bewerbungsportale, um die Bewerberflut zu managen. Doch was ist das eigentlich und wie läuft das ab?

Was sind Online Bewerbungsportale?

Bewerbungsportale sind firmeninterne Plattformen, die zur Organisation des Bewerbungsablaufes erstellt wurden. Interessierte Bewerber können sich dort anmelden, Online Bewerbungsformulare ausfüllen, ihre Daten und Qualifikationen in standardisierter Form eintragen und relevante Dokumente hochladen. Diese Daten werden verarbeitet und dazu verwendet, einen geeigneten Bewerber für offene Stellen zu finden. Diese Portale können je nach Unternehmen sehr unterschiedlich aussehen und verschiedene Funktionen aufweisen.

Vorteile von Online Bewerbung für Unternehmen

Firmeninterne Online Bewerbungsportale bieten den Unternehmen viele Vorteile. Die Personaler werden nicht mehr von einer Flut an Briefumschlägen oder Emails überrollt, sondern die Bewerbungen werden auf einem Portal gebündelt. Einige Bewerber können schon im Vorhinein von einer Maschine nach bestimmten Kriterien ausgesiebt werden, und der Rest an Bewerbern kann kategorisiert und direkt miteinander verglichen werden. So spart das Unternehmen Zeit und Geld. Gerade bei großen Unternehmen wie Lufthansa, Continental oder Porsche haben Sie mittlerweile nicht mehr die Wahl, sondern Sie müssen eine Online Bewerbung ausfüllen, um in den Bewerberpool zu gelangen. Bewerbungen in Papierform werden nicht mehr angenommen. Sie sollten unbedingt auf das Anliegen der Firma eingehen und die Bewerbung in gewünschter Form abschicken.

Angstfaktor Online Bewerbung – das muss nicht sein

Für einen Bewerber hört sich das zunächst wie ein Schreckensszenario an. Für Individualität bleibt wenig Raum, Sie werden in ein Raster eingetragen und anderen Bewerbern gegenübergestellt. Außerdem sind Sie in ihren Möglichkeiten, das Unternehmen von sich und ihren Qualitäten zu überzeugen, eingeschränkt, da Ihnen bestimmte Felder zum Ausfüllen vorgegeben sind. Doch eine Online Bewerbung hat auch Vorteile für Sie: es geht bequem von zu Hause aus, Sie sparen sich Papier- und Portokosten, Sie erhalten eine sofortige Eingangsbestätigung Ihrer Bewerbung, und durch Ihren User-Account können Sie dem Status Ihrer Bewerbung folgen. Außerdem bleiben Sie oft im Bewerberpool des Unternehmens und werden so auch für ähnliche Positionen vorgeschlagen.
Eine Online-Bewerbung ist mit ein paar Tipps gut zu schaffen und im Grunde nichts anderes als eine klassische Bewerbung in Papierform oder eine Email-Bewerbung. Wir zeigen ihnen, auf was Sie bei einer Online Bewerbung alles achten müssen und geben ihnen Ratschläge, wie Sie das Online Bewerbungsformular erfolgreich ausfüllen und abschicken können.

Wie machen Sie sich mit dem Online Bewerbungsportal vertraut?

Sie haben sich schon nach geeigneten Stellenangeboten und Firmen umgeschaut? Sie haben etwas Passendes gefunden und das Unternehmen verlangt eine Online Bewerbung? Sobald Sie sich sicher sind, dass Sie sich für die Stelle bewerben möchten, sollten Sie sich beim firmeninternen Online Bewerbungsportal anmelden. Bei den meisten Online Bewerbungsportalen müssen Sie sich mit einem Benutzernamen oder ihrer Email und einem Passwort anmelden. Achten Sie darauf, dass Sie einen seriösen Emailnamen haben, wie etwa ihren vollständigen Namen und nicht etwa hasi92. Wichtig ist außerdem, dass Sie sich Benutzername und Passwort merken, damit Sie auch in Zukunft Zugang zu ihrem Account haben.

Schauen Sie sich in Ruhe auf dem Online Bewerbungsportal um und machen Sie sich mit den Funktionen vertraut. Falls vorhanden, lesen Sie die F&A und Nutzungsbedingungen. Die meisten Online Bewerbungsportale erlauben ein flüssiges Vor-und Zurückblättern und nachträgliches Bearbeiten der Eingaben, sodass Sie sich, ohne den Bewerbungsprozess zu starten, durchklicken können. Finden Sie heraus, welche Felder Sie auszufüllen haben und welche Dokumente hochzuladen sind, aber starten Sie noch nicht mit dem Bewerbungsprozess. So sind Sie mit der Oberfläche schon vertraut, wenn es dann in den Bewerbungsprozess geht und geraten nicht in Stress. Falls dies nicht möglich ist, können Sie den Bewerbungsvorgang unter anonymen Namen einmal ausprobieren und von den jeweiligen Seiten Screenshots machen – so wissen Sie schon, was Sie erwarten wird.

Welche Dokumente müssen Sie vorbereiten, bevor Sie das Online Bewerbungsformular ausfüllen?

Bevor Sie jedoch mit dem Bewerbungsprozess loslegen und das Online Bewerbungsformular ausfüllen, ist es wichtig, schon im Vorhinein wichtige Dokumente vorbereit zu haben. Dann können Sie diese schnell und bequem im Online Bewerbungsportal hochladen, wenn sie benötigt werden. Beachten Sie: alle wichtigen Dokumente sollten Sie in PDF-Format abspeichern und hochladen. Diese sollten auch sinnvoll benannt werden, zum Beispiel: Lebenslauf_Name_Vorname.pdf. Hier finden Sie alle Dokumente aufgelistet, die Sie vor dem Prozess der Online Bewerbung vorbereiten sollten. Die Reihenfolge im Text entspricht auch der Reihenfolge, in der Sie die Dokumente anordnen sollten.

Deckblatt

Ein Deckblatt ist bei einer Online Bewerbung nicht zwingend nötig. Falls Sie ihren Anhang jedoch gebündelt in einer PDF anhängen, können Sie sich durchaus überlegen, ein Deckblatt beizufügen. Auf ein Deckblatt sollte die Stelle, auf die Sie sich bewerben, Ihr Bewerbungsfoto, Ihre Kontaktdaten und Ihre wichtigsten Qualifikationen. Hier können Sie sich gestalterisch frei entfalten, mit einem schön gestalteten und überzeugendem Deckblatt hinterlassen Sie einen guten ersten Eindruck. Ein Deckblatt für die Bewerbung ist demzufolge kein Hindernis, sondern rundet das Gesamtbild der Bewerbung optisch ab. Falls der Anhang Ihrer Online Bewerbung jedoch zu groß sein sollte, könnten Sie als erstes überlegen, das Deckblatt zu entfernen.

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Bewerbungsanschreiben

Das Bewerbungsanschreiben einer Online Bewerbung muss entweder direkt in ein Textfeld eingefügt werden oder es wird im Anhang als PDF-Dokument beigefügt. Sie sollten dieses in Ruhe offline und mit einem Textbearbeitungsprogramm schreiben. Ansonsten unterscheidet sich das Anschreiben bei der Online Bewerbung nicht groß vom klassischen Anschreiben. Deswegen sollte es ebenso sorgfältig und gründlich geschrieben werden, auch wenn es ein einfaches auszufüllendes Textfeld ist.

Auch hier gelten dieselben Formalien: In der Kopfzeile befinden sich Ihre vollständigen Daten, unter der Kopfzeile die vollständigen Empfängerdaten des Unternehmens. Mit einigen Zeilen Abstand wird rechtsbündig der Ort und das Datum platziert. Darunter folgen dann die Betreffzeile, die persönliche Anrede und der Bewerbungstext. Sie sollten sich vorher schon gründlich über die Firma und die Stelle informieren. Schauen Sie Sich die Firmenhomepage und den Karriereblog an oder folgen Sie dem Unternehmen in den Sozialen Medien. Zeigen Sie im Anschreiben, dass Sie durch Ihr Können und Wissen dem Unternehmen Nutzen und Mehrwert bringen können. Nennen Sie alle wichtigen Merkmale für das Stellenprofil. Vergessen Sie zum Schluss nicht, unter ihren Namen zu unterschreiben. Am besten scannen Sie sich Ihre Unterschrift ein, sodass diese in digitaler Form abgespeichert ist und jederzeit eingefügt werden kann.

Bedenken Sie jedoch: falls Sie das Anschreiben direkt in ein Textfeld einfügen müssen, gehen die Formatierungen verloren. Versuchen Sie trotzdem, durch Absätze, Zeilenumbrüche und Spiegelstriche das Anschreiben im Textfeld zu gliedern und diesem so eine gut lesbare Struktur zu verleihen. Außerdem gibt es im Textfeld keine Rechtschreibprüfung. Bevor Sie das Anschreiben also in das Textfeld des Online Bewerbungsportals einfügen, sollten Sie es im Textbearbeitungsprogramm noch einmal gründlich durchlesen und auf Korrektur lesen lassen. Das Anschreiben sollte sorgfältig und ohne Rechtschreibfehler formuliert werden. Denken Sie daran: das Anschreiben wird oft als erstes gelesen und soll einen guten Erst- und Gesamteindruck hinterlassen.

Achten Sie außerdem noch auf die Länge des Anschreibens, bei Online Bewerbungen ist oft nur eine bestimmte Anzahl an Zeichen erlaubt. Außerdem sollten Sie auf Sonderzeichen verzichten, diese werden im Bewerbungsportal oft nicht erkannt oder falsch angezeigt und stiften nur Verwirrung.

Lebenslauf

Zu den wichtigen Dokumenten gehört der Lebenslauf, dieser sollte ganz klassisch verfasst sein. Ein Lebenslauf gibt in tabellarischer Form eine Übersicht über Ihre wichtigsten persönlichen Daten, über Ihre Ausbildung, Berufserfahrung und Qualifikationen. Diese sollten in umgekehrter chronologischer Reihenfolge aufgelistet werden. Meist ist ein Lebenslauf bei einer Online Bewerbung als Anhang im PDF-Format beizufügen und nicht in standardisierter Form einzutragen. Hier können Sie also mit Individualität und freier Gestaltung punkten. Achten darauf, dass sich die Stationen in ihrem Lebenslauf nicht unnötig in Textfeldern wiederholen.

Zeugnisse und Leistungsnachweise

Alle für Sie relevanten Dokumente sollten Sie in digitaler Form, in hoher Qualität und als PDF abgespeichert haben. Das könnten sein: Arbeitszeugnisse, Abiturzeugnis, Bachelorzeugnis, Ausbildungszeugnis, Transcript of Records, Sprachzertifikate, Praktikumsberichte oder weitere Zusatzqualifikationen. Sie sollten aber nie alles hochladen, sondern nur relevante und aktuelle Zeugnisse und Leistungsnachweise. Achten Sie auf die Maximalgröße des Anhangs, und wenn möglich sollten Sie alle Zeugnisse in EINE PDF zusammenfügen.

Bewerbungsfoto

Ein professionelles Bewerbungsfoto sollte ebenfalls vorhanden sein. Diese sind zwar nicht mehr Pflicht bei einer Bewerbung in Deutschland. Dennoch kann ein professionelles und ansprechendes Bewerbungsbild für Sie von Vorteil sein, so können Sie beim Unternehmen einen positiven ersten Eindruck hinterlassen. Falls es im Online Bewerbungsportal ein Feld zum Hochladen eines Bewerbungsbildes gibt, so sollten Sie dies im richtigen Format und mit der richtigen Größe tun. Hier empfiehlt es sich, die Datei im JPEG-Format abzuspeichern, dem Standardformat für Fotos. Ansonsten können Sie ein Bewerbungsbild auch auf dem Deckblatt oder im Lebenslauf unterbringen. Dies sollten Sie rechts oben mit den typische Abmessungen 4,5 cm x 6,5 cm platzieren.

Wie füllen Sie das Online Bewerbungsformular aus?

Die Form des Online Bewerbungsformulars variiert stark je nach Unternehmen. Wichtig ist, dass Sie sich für das Ausfüllen des Online Bewerbungsformulars genügend Zeit nehmen. Sorgen Sie dafür, dass Sie in dieser Zeit auch ungestört sind und Sie nicht unterbrochen werden. Manche Online Bewerbungsportale brechen den Bewerbungsvorgang ab, wenn länger inaktiv waren, und ihre Eingaben könnten verloren gehen.

Textfelder richtig ausfüllen

Sie sollten beachten, dass die Online Bewerbungsformulare nicht viele Besonderheiten oder Individualität zulassen, da Sie standardisierte Felder mit begrenzten Zeichen ausfüllen. Um auf sich und Ihre Qualifikationen aufmerksam zu machen, müssen Sie mit wichtigen Begriffen klug umgehen und den begrenzten Platz geschickt nutzen.

Meistens müssen sie, ähnlich wie beim Lebenslauf, zunächst ihre persönlichen Daten angeben. Dies können Sie kurz und knapp halten. Dann wird die gewünschte Position, der Standort und Bereich, für den Sie sich im Unternehmen bewerben möchten, ausgewählt. Hier sollten Sie auf die Richtigkeit aller Angaben achten. Anschließend werden einzelne Stationen wie Schule, Hochschule und Berufserfahrung abgefragt. Hier sollten Sie alle Erfahrungen, die praxisrelevant sind, nennen. Wichtig: die einzelnen Tätigkeiten auch kurz beschreiben! Dabei sollten Sie so ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich formulieren. Sie haben nur eine begrenzte Anzahl von Zeichen, in denen Sie von sich überzeugen und ihre Stärken darstellen müssen. Als Tipp: verwenden Sie Schlüsselbegriffe bei der Beschreibung Ihrer Qualifikationen.

Als Beispiel nehmen wir einen Absolventen, der sich für den Bereich Konstruktion bei einem Automobilunternehmen bewirbt. Als praxisrelevante Erfahrungen kann er zum Beispiel Praktika angeben, selbstverständlich aber auch Werkstudententätigkeiten und ebenso ehrenamtliches Engagement in einem Formula Student-Team. Als Schlüsselbegriffe müsste der Konstrukteur hier zum Beispiel angeben, dass er bereits während der Praktika mit CAD-Programmen gearbeitet hat.

Beispiel: Unternehmen XY, Abteilung X, Praktikum: Konstruktion einer Torsionsfeder mit CATIA

Durch Schlüsselbegriffe machen Sie sich auffindbar und können auch für andere Positionen, die zum Schlüsselbegriff passen, vorgeschlagen werden. Wenn das Textfeld viele Zeichen zur Verfügung hat, können Sie auch überlegen, den Text wie beim Anschreiben offline in einem Textbearbeitungsprogramm zu schreiben. So können Sie in Ruhe formulieren und auf Ausdruck, Inhalt und Rechtschreibung achten. Hierbei immer die Länge und das Vermeiden von Sonderzeichen bedenken. Achten Sie auch bei kürzeren Textfeldern auf eine gut lesbare Struktur.

Wichtig ist: Füllen Sie auch wirklich alle Felder aus, auch optionale Angaben! Bei manchen Online Bewerbungsformularen ist das Leerbleiben eines Feldes ein Ausschlusskriterium. Denn die Vorauswahl macht oft eine Maschine, und die arbeitet stumpf wie ein Algorithmus nach der Regel: unvollständige Angaben bedeutet Absage.

Den Anhang anpassen

Auch hier variiert das Online Bewerbungsformular je nach Unternehmen. Manchmal können Sie Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse als gebündelte PDF hochladen, manchmal müssen Sie jedes Dokument einzeln hochladen, und bei anderen Portalen werden die Dokumente durch auszufüllende Textfelder ersetzt. Dabei sollten Sie immer auf die maximale Datengröße achten. Bevor Sie Dateien komprimieren und diese an Qualität einbüßen, sollten Sie überlegen, den Anhang zu verkleinern. Sie sollten den Anhang nicht überfrachten und nur relevante Dokumente und aktuelle Zeugnisse hochladen. Bedenken Sie jedoch: Im Vergleich zu den Textfeldern haben Sie hier die Möglichkeit einer freien Gestaltung, hier können Sie durch Individualität sich von anderen Bewerbern absetzten.

Checkliste für das Online Bewerbungsformular

Bevor Sie ihr Online Bewerbungsformular nun abschicken, sollten Sie noch diese Checkliste durcharbeiten. Wenn Sie hinter allen diesen Fragen ein Häkchen setzen können, steht einem Absenden Ihrer Online Bewerbung nicht mehr im Wege.

  1. Haben Sie Nutzungsbedingungen gelesen? Wissen Sie, was mit Ihren Daten passiert?
  2. Ist die gewünschte Position deutlich angegeben, evtl. auch Kennziffer und Standort?
  3. Ist der richtige Standort und Bereich für die angestrebte Position eingetragen?
  4. Sind keine Stationen des Lebenslaufs unnötig im Freitextfeld wiederholt?
  5. Sind alle für das Stellenprofil wichtigen Merkmale im Freitextfeld untergebracht?
  6. Haben Sie auch wirklich jedes Feld ausgefüllt? Auch Optionale? Und bei keinem Feld „Sonstiges“ angegeben?
  7. Haben Sie die Anzahl der Zeichen im Textfeld effektiv genutzt? Kurz aber prägnant geschrieben, nur relevantes aufgezählt und Schlüsselwörter benutzt?
  8. Haben Sie auch keine Sonderzeichen benutzt?
  9. Haben Sie alle Höflichkeitsfloskeln, v.a. beim Anschreiben, eingehalten?
  10. Haben Sie alle Texte auf Rechtschreibung, Inhalt und Ausdruck offline in einem Textbearbeitungsprogramm prüfen lassen?
  11. Haben Sie durch Absätze, Zeilenumbrüche, Spiegelstriche eine gut lesbare Struktur in jedem Textfeld kreiert?
  12. Sind alle relevanten Anhänge in PDF-Form beigefügt? Wenn möglich, in EINER PDF?
  13. Ist die Maximalgröße der Anhänge auch nicht überschritten?
  14. Falls Sie sich auf dem Online Bewerbungsportal mit Benutzernamen und Passwort registriert haben: Haben Sie sich diese notiert?
  15. Haben Sie den Anhang ausgedruckt (schwarz-weiß reicht), nebeneinander gelegt und den Erst- und Gesamteindruck verglichen?

Wie lange sollten Sie auf eine Rückmeldung warten?

Es ist soweit, Sie haben auf Absenden geklickt und ihre Online Bewerbung abgeschickt. Normalerweise müssten Sie innerhalb von 24 Stunden eine Empfangsbestätigung von Seiten des Unternehmens per Mail oder auf dem Portal erhalten. Bei manchen Online Bewerbungsportalen können Sie den Status Ihrer Bewerbung einsehen. Ansonsten heißt es geduldige bleiben, denn bis sich das Unternehmen rückmeldet kann schon etwas Zeit vergehen. Gerade große Firmen, und diese haben ja meist Online Bewerbungsportale, haben mit einer großen Flut an Bewerbungen zu kämpfen und brauchen etwas mehr Zeit für die Rückmeldung. Trotzdem ist es in Ordnung, nachzuhaken. Die meisten Personaler empfehlen, bis zu 10 Tage zu warten. Danach können Sie getrost zum Hörer greifen und nachfragen, wie es denn um Ihre Bewerbung steht.

Wir drücken die Daumen für eine erfolgreiche Bewerbung!

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Vielen Dank an geralt für das Bild (@geralt/pixabay.com)

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Über den Autor

Alexander Reschke ist ein renommierter Bewerbungstrainer, Gründer von Bewerbungstraining.de und Autor des erfolgreichen Bewerbungs-Ratgebers "Geheime Strategien erfolgreicher Bewerber". Seine Passion ist es, Bewerber auf ihrem Weg zum Job tatkräftig zu unterstützen. Seine Freizeit verbringt er am liebsten mit Reisen durch die sonnigen Teile dieser Welt und Kartsport.